弊社コールセンターにおけるメール誤送信について
株式会社エヌ・ティ・ティ マーケティング アクト（以下、弊社）において、愛媛県より受託しているコールセンター業務において相談記録をまとめた電子ファイルを電子メールで誤送信する事案が発生しましたのでお知らせします。
このような事態が発生し、多大なご心配をおかけしましたことを深くお詫び申し上げるとともに、再発防止に向けた取り組みを徹底してまいります。
１．受託業務内容
愛媛県における「新型コロナウィルス感染症に係る電話相談窓口業務」
２．誤送信した電子ファイル
令和２年５月５日（火・祝）から７日（木）の間にコールセンターが受けた相談内容を記録したデータ
（CSVファイル）の一部（188件）
〔内容〕相談日時、相談者居住市町名（確認できたケースのみ）
相談内容概略メモ、対応状況概略メモ等
※相談者個人が特定される情報はないことを確認済み。
３．誤送信先
首都圏に所在する法人（弊社が業務を請け負っているお客さま。以下「Ａ法人」という。）の職員９名
４．経緯
| ５月11日（月） |
弊社担当者が、愛媛県からの問合せ事項を確認するため、相談記録データの一部をＰＣのデスクトップに仮保存して作業。 （作業終了後のデータ削除を失念。デスクトップ上に残置。） |
| ５月12日（火） | 同担当者がＡ法人へ業務日報等を報告（メール送信）する際、デスクトップ上にあった相談記録の電子ファイルを誤って添付して送信。 |
| ５月13日（水） |
Ａ法人からメール添付ファイルの誤りについて弊社に連絡があり、誤送信が発覚。 弊社からＡ法人にデータの削除を依頼。その後、Ａ法人から削除完了の連絡。 |
| ５月14日（木） |
A法人責任者さまより、削除完了報告書をご提出頂く。 弊社から愛媛県に対し、誤送信事案の発生について報告。 |
５．再発防止策
本件を厳粛に受け止め、ルールの再徹底・再教育による更なる意識向上を図ります。
① 送信するファイル名には、必ず顧客名を入れ、メール送信前に複数の社員がチェックする体制とする。
② 送信するファイルには、２種類のパスワードを設定し、万が一誤送信が起こった場合でも、ファイルを展開できない仕組みを導入する。
以上
＜本件に関するお問い合わせ先＞
株式会社エヌ・ティ・ティ マーケティング アクト 経営企画部 総務広報担当 室岡・寺田
TEL：06-6450-5611
